De meeste leden van ASV-Vizier hebben vanwege hun beperking een begeleider die hen ondersteunt bij de training en wedstrijden. Daarnaast zijn vrijwilligers nodig die zich inzetten voor ASV-Vizier.
Vandaar de vraagstelling; “ Hoe kunnen we meer vrijwilligers bij de vereniging betrekken en vervolgens ook behouden om de doelstelling van A.S.V. Vizier beter en blijvend inhoud te geven?”
Met deze vraagstelling is een werkgroep aan de slag gegaan onder begeleiding van een externe deskundige. Om zoveel mogelijk kennis te vergaren is er een brainstorm georganiseerd. Het werk van de werkgroep en het resultaat van de brainstormavond zijn de basis van dit vrijwilligersbeleid.
De doelstelling van ASV-Vizier, vastgelegd in artikel 3 van de statuten (opgesteld in Juni 2022) is: “het beoefenen van de sport Boccia in al haar verschijningsvormen voor mensen met een lichamelijke beperking en/of chronische ziekte”.
We trachten dit te bereiken door het geven van wekelijkse trainingen, het organiseren en deelnemen aan toernooien en wedstrijden, het zorgen voor een veilige sportomgeving en te doen wat met het voorgaande verband houd of hiervoor bevorderlijk kan zijn. Daarbij hoort ook het werven van vrijwilligers en het bevorderen van hun deskundigheid.
Normen en waarden
Om het doel van ASV-Vizier mogelijk te maken is de hulp van vrijwilligers met uiteenlopende (deel)taken essentieel. Er is een vrijwilligers beleid opgesteld om te zorgen dat vrijwilligers zich bij ASV-Vizier thuis voelen.
Omdat te realiseren zijn de volgende normen en waarden van toepassing.
- We zijn respectvol naar elkaar
We tonen respect, we zijn aardig, en gedragen ons sportief en zijn eerlijk. We maken geen ruzie en pesten niet. We geven eerlijke feedback aan elkaar en zorgen dat het veilig is.
- We houden rekening met elkaar en waarderen elkaar
We luisteren naar elkaar en houden rekening met elkaar, en doen ons best om op elkaar af te stemmen en elkaar te begrijpen. We geven complimenten en uiten onze waardering.
- We zorgen voor een goede ontvangst en begeleiding
Nieuwe vrijwilligers worden begeleid bij hun eerste stappen binnen de vereniging, worden voorbereid op hun taak, ze worden voorgesteld en wegwijs gemaakt. Voor nieuwe vrijwilligers is er een introductie formulier.
- We maken heldere afspraken, met passende taken
We maken heldere afspraken over wat we van elkaar verwachten. Bij het maken van de afspraken houden we rekening met elkaars wensen, behoeften en mogelijkheden. We stemmen dat op elkaar af.
- We zijn betrouwbaar
We komen onze afspraken na, daarvoor doen we onze uiterste best. Mocht het helaas niet lukken dan zijn we daar eerlijk over en leggen dat ook uit.
Vrijwilligers worden aangemeld bij GsN. Hierdoor valt men onder een collectieve aansprakelijkheid- en ongevallenverzekering.
- We zijn gelijkwaardig
We werken samen, op een gelijkwaardige manier, waarbij ieder zijn rol en taak heeft, maar niemand belangrijker is dan een ander.
- We kennen elkaar
We weten van elkaar wat we belangrijk vinden, wat onze drijfveren zijn, we weten van persoonlijke omstandigheden, vragen elkaar hoe het gaat en tonen interesse. We nemen de tijd voor elkaar en zien naar elkaar om.
Uitvoering
Bij de uitvoering van het vrijwilligersbeleid gelden de volgende basisafspraken:
- We vervangen het woord vrijwilliger voor de naam van de functie.
- Een vrijwilliger van ASV-Vizier is iemand die zich met een passende functie inzet voor de vereniging.
- ASV-Vizier heeft een veilig-sportbeleid (https://asv-vizier.nl/category/veilig-sportklimaat/). In de situatie dat een sporter of vrijwilliger zich niet veilig voelt kan er een beroep worden gedaan op een vertrouwenspersoon (zie introductie formulier).
- Relevante afspraken met vrijwilligers worden op papier (mail) gezet.
- Het vrijwilligersbeleid wordt gedeeld met leden, ouders, begeleiders en (potentiële) vrijwilligers
- In het bestuur is iemand verantwoordelijk voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid
- Vrijwilligersbeleid wordt een vast agendapunt op de bestuursvergadering en ingebracht door een bestuurslid met deze verantwoordelijkheid.
We ontwikkelen een structurele aanpak voor vrijwilligers door;
- We beschrijven functies en houden deze inclusief de bezetting up-to-date (zie tabel in bijlage I). Daarbij wordt voor elke functie de frequentie en de ingeschatte tijdsbesteding vastgelegd. Daarbij wordt overwogen;
- Bij welke functies is het wenselijk/mogelijk om frequentie en tijdinvestering te verlagen door meer vrijwilligers voor dezelfde functie te werven. In dat geval een goede werkverdeling maken en/of goed organiseren en afspreken wie, waar, wanneer en welke tijden.
- Werkzaamheden opsplitsen in deelfuncties zodat belasting beter te overzien is.
- We bouwen kennis op m.b.t. vrijwilligersbeleid en onderhouden die:
2.1 NOC/NSF ondersteuningscatalogus
2.2 Nederlandse Organisatie voor Vrijwilligers (NOV) – vrijwilligers.nl
- We begeleiden vrijwilligers bij ASV Vizier:
3.1 We organiseren een goede introductie:
- Overeenkomst (introductieformulier) delen als een soort wederzijds commitment
- Een inwerkplan maken specifiek gebaseerd op de werkzaamheden en de drijfveren van de vrijwilliger. Gebaseerd op hetgeen de vrijwilliger wil en kan bijdragen; dit goed bespreken.
- Aanbieden cursus ( e-learning GsN, scheidsrechter, official, mentale coaching)
- Uitleg over / kennismaken met alle leden wiens beperkingen zeer verschillende uitingsvormen hebben met als doel de eventuele drempel te verlagen in de omgang met mensen met een beperking.
- Persoonlijk contact stimuleren tussen leden maar ook andere begeleiders en vrijwilligers.
3.2 We hebben op gezette tijden informeel contact ( bestuur, trainer) met vrijwilligers:
- Hoe gaat/ bevalt het? – Wat mis je? – Wat kunnen wij verbeteren?
- Dit doen we ook als (tijdelijke) vrijwilligers stoppen bij ASV Vizier
- We laten de waardering voor de inzet van vrijwilligers merken door:
- Twee maal per jaar een drankje aanbieden voor leden en vrijwilligers
- Verjaardagskaart sturen (kaartje2go).
- Attentie bij kerst (persoonlijk overhandigen)
- We werven structureel vrijwilligers door:
5.1 Er is een flyer om te delen met bedrijven / organisaties / scholen om hen te informeren over wat ASV-Vizier is en doet en welke type vrijwilligersfuncties we hebben inclusief informatie over inhoud van het werk, tijdsinvestering, et cetera.
5.2 Het bestuur stelt jaarlijks een communicatieplan om specifieke doelgroepen van potentiële vrijwilligers te bereiken. Bij het jaarlijkse communicatieplan gelden de volgende overwegingen:
- Aan de hand van een geactualiseerd overzicht, functies ASV-Vizier, wordt bepaald voor welke functies ondersteuning gewenst is en welke doelgroep daarbij past.
- Per doelgroep wordt geïnventariseerd wat zouden ze willen, wat zijn de specifieke kenmerken en welke behoefte heeft deze groep en met welke boodschap willen we hen bereiken.
- Daarna wordt in kaart gebracht via welke kanalen, eventueel via een kruiwagen, we deze doelgroep willen bereiken.
- Tenslotte wordt er een planningsplan van activiteiten gemaakt met wie wat wanneer uitvoert. Op initiatief van het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid wordt de voortgang in het bestuur besproken
- Aan het einde van het jaar wordt de effectiviteit van de activiteiten in het bestuur geëvalueerd.
Samengevat
Doel is en blijft het opbouwen van contacten om voldoende vrijwilligers bij de vereniging te betrekken om de visie en doelstellingen van de vereniging te behouden/realiseren.
Het vrijwilligersbeleid van ASV Visie is gebaseerd op voortschrijdend inzicht en ervaringen en zal jaarlijks worden bijgesteld naar de wens van de vereniging.
Overzicht functies ASV-Vizier
| Functie | Nodig | Huidig | Frequentie (max.) | Tijds investering | Te werven | Namen | Opmerking |
| Bestuur | 4 | 4 | Jaar rond | 4 uur/ week | – | Tijdsinvestering is sterk afhankelijk van de functie | |
| Trainer | 1 | 1 | 1X/ week | 17.30 – 19.30 u | – | Vraagt naast de wekelijkse training voorbereidingstijd | |
| Scheidsrechters toernooien | 10 | 7 | 6X/ jaar | Hele dag | 3 | Cursus GsN | |
| Begeleiders training | 6 | 3 | 1X/ week | 18.00 -19.30 u | 3 | o.a. stagiaires/ scheidsrechters | |
| Organisatie Coen de Lange Memorial | 4 | 2 | 1X/ jaar | 3 mnd. gem. 2 u/week met piek laatste 2 week | 2 | Volledige toernooi organisatie door ASV-Vizier vastgelegd in een draaiboek | |
| GsN toernooi | 3 | 2 | 2X/ jaar | 4 uur/ keer | 1 | Voorbereidingen, plakken van velden en wedstijdsecretariaat | |
| Mentale coaching (vrije rol training) | 1 | 1 | 1X/ week | 18.00 – 19.30 u | – | Belangstelling hebben voor vrijwilligers en spelers | |
| Sponsorwerving contracten | 1 | 1 | Jaar rond | 2 uur/ maand | – | ||
| Coördinatie PR | 1 | 1 | Jaar rond | 1 uur/ week | – | Meer aandacht voor PR is nodig | |
| Communicatie | 2 | 2 | Jaar rond | 1 uur/ week | – | Uitvoering PR | |
| Vertrouwens persoon | 1 | 1 | Jaar rond | variabel | – | ||
| Kas controle | 2 | 2 | 1x/ Jaar | 2 uur | Elk jaar één wisseling | ||
| Totaal te werven | 9 |