Auteur: Inge

Veilig sportbeleid ASV-Vizier

ASV-Vizier hecht aan een veilig sportklimaat. Dit is verankert in de statuten van de vereniging en daarin staat dat leden, vrijwilligers en bestuursleden zich onthouden van elke toenadering in welke vorm dan ook die als ongewenst wordt ervaren (artikel 8 lid 6).

Voor een veilige sportomgeving doet het bestuur een voorstel voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon. De aanstelling gaat in na goedkeuring in de Algemene Leden Vergadering (ALV).

Het veilig sportbeleid, de aanstelling van een vertrouwenspersoon en het daarbij horende protocol wordt na afstemming in de ALV gepubliceerd op haar website.

Veilig sporten en de aanstelling van een vertrouwenspersoon

Algemeen

ASV-Vizier wil iedereen de mogelijkheid bieden te genieten van Boccia. Leden, begeleiders en vrijwilligers moeten zich dan ook thuis voelen, ongeacht de sportcapaciteiten, culturele achtergrond en inzet. Daarbij mag niemand zich uitgesloten voelen van de vereniging om redenen die in strijd zijn met de wet algemene omgangsvormen en fatsoensnormen. We doen er alles aan om zaken als pesten, conflicten, ruzie, discriminatie of (seksuele) intimidatie binnen onze vereniging te voorkomen.

Vertrouwenspersoon

Mocht ondanks dat zich situaties voor doen waarin een ASV-Vizier lid, begeleider, vrijwilliger of iemand die op een andere manier met de vereniging is verbonden, een voorval in vertrouwen aan de orde wil stellen voor advies of om steun te krijgen. Het hoeft niet altijd zo te zijn dat je zelf direct te maken hebt met ongewenst gedrag, maar dat je het vermoedt of signaleert bij anderen. Voor die situaties is een Vertrouwenspersoon aangesteld.

Belangrijk is dat iedereen weet dat je met klachten, signalen of vermoedens van ongewenst gedrag naar de vertrouwenspersoon kunt gaan. En dat de vertrouwenspersoon onpartijdig is.

Voordracht

De vertrouwenspersoon van ASV-Vizier heeft zich voorgesteld in de ALV van 30 maart 2023.

Deskundig

In het dagelijks leven is deze vertrouwenspersoon professioneel mentor. Door haar opleiding en praktijkervaring, ook in vertrouwensrollen in andere organisaties, geeft de vertrouwenspersoon op professionele wijze invulling aan deze belangrijke rol bij ASV-Vizier.

Aanstelling

De vertrouwenspersoon is na goedkeuring in de ALV  van 30 maart 2023 verbonden aan ASV-Vizier.

Vertrouwensprotocol

Voor de duidelijkheid is er een vertrouwensprotocol opgesteld. Hierin is o.a. beschreven de onafhankelijkheid, verantwoordelijkheid, bereikbaarheid, werkwijze en verantwoording van de vertrouwenspersoon.

Vertrouwensprotocol

1. Bepalingen

– De vertrouwenspersoon moet onafhankelijk van ASV-Vizier kunnen handelen.

– De vertrouwenspersoon heeft absolute geheimhoudingsplicht.

– De vertrouwenspersoon verricht zijn of haar taken alleen en uitsluitend op uitdrukkelijke wens en met toestemming van een ASV-Vizier lid of ander persoon in een relatie tot ASV-Vizier.

– De vertrouwenspersoon kan het bestuur gevraagd of ongevraagd adviseren of informeren inzake het beleid rondom het omgaan met ongewenst gedrag binnen de vereniging.

– De vertrouwenspersoon wordt aangesteld voor een periode van 2 jaar. Deze periode kan na elke twee jaar in overleg tussen de vertrouwenspersoon en het bestuur weer voor 2 jaar verlengd worden mits goedkeuring van de Algemenen Leden Vergadering (ALV).

2. Bereikbaarheid

De vertrouwenspersoon dient altijd binnen twee dagen te reageren op een melding. Bij afwezigheid van de vertrouwenspersoon, zie punt 5.

De Vertrouwenspersoon is bereikbaar:

Per email: vertrouwenspersoon.asvvizier@gmail.com

Telefonisch; 06-35608595 (ook per Whatsapp bereikbaar)

Bel je bovenstaand nummer maar wordt dit niet beantwoord, spreek dan je naam en telefoonnummer in, er wordt dan zo snel mogelijk gereageerd.

 * Let op: Deze contactgegevens zijn alléén voor vertrouwenszaken. Voor alle andere vragen omtrent het vertrouwensbeleid kan contact opgenomen worden met het bestuur.   

3. Werkzaamheden vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon zal in eerste instantie altijd een luisterend oor bieden.  Zo nodig zal de situatie waarover je contact hebt opgenomen in kaart worden gebracht. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon verduidelijken welke mogelijke stappen ondernomen kunnen worden en nagaan of je daarbij hulp nodig hebt, in welke vorm en van wie.

Verder kan de vertrouwenspersoon je adviseren, bemiddelen maar ook doorverwijzen naar een andere (hulpverlenende) instantie.

Zo nodig kan de vertrouwenspersoon nazorg bieden.

3a. Inschakelen andere organisaties of personen

Als de ontstane situatie waarover een ASV-Vizier lid of vrijwilliger contact heeft gehad met de vertrouwenspersoon hiertoe aanleiding geeft, kan alleen na schriftelijke toestemming van betrokkene een derde partij worden ingeschakeld.

3b. Privacy en geheimhouding

De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en zorg voor de bescherming van jouw privacy. De geheimhouding duurt voort, ook wanneer je als lid of vrijwilliger ASV-Vizier hebt verlaten of als de vertrouwenspersoon zijn of haar functie beëindigt.

3c. Verslaglegging

De vertrouwenspersoon houdt een verslaglegging bij maar voorziet niet in actieve informatievoorziening naar derden. Van alle contacten zal een verslag worden gemaakt. Betreffende persoon kan op verzoek de verslaglegging, die op zijn of haar naam is aangemaakt, inzien. Hij of zij kan informatie laten toevoegen aan de verslaglegging indien dit relevant wordt geacht. Mocht er sprake zijn van een meningsverschil omtrent de inhoud van de verslaglegging dan blijft de oorspronkelijke rapportage van de vertrouwenspersoon altijd aanwezig in het dossier maar kan een aanvulling van betrokkene worden toegevoegd.

Het bijhouden van het verslag gebeurt in digitale vorm, waarbij door afscherming met een wachtwoord zorg gedragen wordt dat geen ander dan de vertrouwenspersoon deze gegevens kan inzien en muteren.  

3d. Aangifte

Wanneer ongewenst gedrag bestaat uit strafbare feiten of vermoeden hiervan (bijvoorbeeld aanranding, mishandeling, verkrachting of diefstal) die beschreven staan in het Wetboek van Strafrecht is de vertrouwenspersoon gerechtigd om dit kenbaar te maken bij een daarvoor ingesteld meldpunt.

Het slachtoffer moet zelf aangifte doen bij de politie. Hierbij kan de vertrouwenspersoon eventueel een begeleidende rol hebben.

4. Verantwoording

Uiterlijk een week voor de Algemene Leden Vergadering (ALV) zal de vertrouwenspersoon schriftelijk rapporteren aan de voorzitter van het bestuur van ASV-Vizier. Dit verslag zal geanonimiseerd zijn waarbij er niet op persoon of team kan worden herleid. In dit verslag staat de aard van de melding en de wijze van afhandeling, of de mededeling dat de casus nog niet is afgerond.

 5. Vervanging bij afwezigheid vertrouwenspersoon

In principe wordt bij afwezigheid niet voorzien in vervanging. Bij het uitblijven van respons binnen twee dagen na aanleiding van een hulpvraag wordt geadviseerd een coach, een bestuurslid of eventueel derden in te schakelen als langer wachten geen optie is.

 6. Verklaring omtrent gedrag (VOG)

De secretaris vraagt de VOG’s aan voor de vrijwilligers die structureel aanwezig zijn bij de wekelijkse training.

 6a. Afgewezen VOG

Op voorhand zal het niet afgeven van een VOG door de Minister van Justitie niet per definitie inhouden dat de persoon waarvoor een VOG benodigd is om zijn of haar werkzaamheden bij ASV-Vizier te mogen uitvoeren, wordt uitgesloten van deze werkzaamheden.

 6b. Rol vertrouwenspersoon bij een afgewezen VOG

De secretaris zal in voorkomend geval contact opnemen met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zal vervolgens uitzoeken wat de aanleiding is van het niet afgeven van de VOG verklaring. Nadat alle beschikbare informatie door de vertrouwenspersoon is verkregen, zal deze de informatie analyseren en een advies uitbrengen aan het bestuur over het wel of niet inzetten voor de functie waarvoor de VOG is aangevraagd.

De persoon waarvoor een VOG benodigd is kan ook direct met de Vertrouwenspersoon contact opnemen als deze geen VOG wenst te overleggen of vermoedt dat deze niet overlegd zal worden. De Vertrouwenspersoon zal dan handelen conform bovenstaande.

Naar aanleiding van het uitgebrachte advies zal het bestuur besluiten of het ASV-Vizier lid of vrijwilliger alsnog voor de betreffende functie in aanmerking komt. De eindverantwoording ligt te allen tijde bij het bestuur.

 7. Vergoeding

Er wordt door ASV-Vizier geen structurele vergoeding uitgekeerd voor de werkzaamheden die de vertrouwenspersoon verricht. Bij aantoonbaar gemaakte kosten zal een vergoeding naar rato worden uitgekeerd.